D’un remplacement d’urgence à une collaboration durable : l’externalisation administrative d’un organisme de formation

Contexte

‍

Organisme de formation professionnelle (une douzaine de collaborateurs internes), certifié Qualiopi, proposant des parcours inter & intra en présentiel et distanciel.
Suite au départ soudain de l’assistante administrative, la direction devait sécuriser les inscriptions, la facturation et les dossiers OPCO sans interrompre les sessions planifiées. Elle a sollicité Partner in Task comme solution d’appoint immédiate.
Au bout de 6 semaines, la direction a constaté des gains nets (continuité de service, trésorerie, conformité). L’entreprise a pérennisé la collaboration et élargi le périmètre, plutôt que de recruter en urgence.

‍

Missions confiées

1) Inscriptions et dossiers stagiaires (récurrent, 10h par semaine)

• Référent mission : Responsable pédagogique
• Cadrage : Modèles de documents (convocations, conventions, attestations) fournis
• Exécution Partner in Task :
  
  • saisie des inscriptions dans l’outil interne
  • contrôle de complétude des pièces justificatives et relances ciblées
  • suivi des dossiers
  • support aux stagiaires

2) Facturation et relances (récurrent, 3h par semaine)

• Référent mission : RAF
• Cadrage : modalités client fournies
• Exécution Partner in Task :
  • émission des factures via l’outil interne
  • relances et suivi des paiements
  • mise à jour du suivi encaissements et alertes sur dépassements d’échéance

3) Publication réseaux sociaux (récurrent, 3/4h par semaine)

• Référent mission : RAF
• Cadrage : export mensuel expert-comptable fourni

• Exécution Partner in Task :
  • rapprochements bancaires hebdomadaires
  • classement des pièces (factures, avoirs, notes de frais)
  • préparation du lot mensuel (journal des ventes + justificatifs)

4) Paie et éléments variables (mensuel, 1 jour par mois)

• Référent : RAF
• Cadrage : Règles internes + accès PayFit fournis
• Exécution Partner in Task :
  • collecte et contrôle des variables pour les salariés internes
  • vérification et intégration des notes de frais dans PayFit
  • préparation du lot mensuel pour validation RH, génération et contrôle des bulletins.
  • formateurs externes : contrôle des factures reçues (cohérence avec planning & émargements), transmission pour validation et mise en paiement

‍

Résultats obtenus

‍

• Continuité de service assurée malgré le départ soudain de l’assistante administrative, les flux critiques (inscriptions, facturation) ayant été repris en moins d’une semaine.
• Aucune session n’a été annulée pour cause administrative pendant la période de transition.
• Pas de recrutement précipité
• L’abonnement flexible a permis d’absorber les pics d’activité