Déléguer la prospection et le sourcing pour accélérer la croissance : le cas d’une agence de communication

Contexte

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Agence de communication en forte croissance (9 collaborateurs), spécialisée en branding, publicité en ligne, création de sites web et SEO.
Au vu du rythme soutenu des signatures et de la diversité des projets, l’agence a eu besoin d’un appui d’exécution ciblé. Elle a fait appel à Partner in Task pour gagner en efficacité sans alourdir ses coûts fixes ni détourner ses équipes de leurs priorités métiers.

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Missions confiées

1) Prospection (récurrent, 8h par semaine)

• Référent mission : Directeur commercial
• Cadrage : Ciblage et séquences email fournis
• Exécution Partner in Task :
  
  • sourcing & enrichissement des leads
  • qualification
  • lancement et suivi des séquences LinkedIn/e-mail
  • gestion des réponses et prise de RDV
  • mise à jour CRM et reporting hebdo

2) Sourcing des freelances (ponctuel)

• Référent mission : Account manager
• Cadrage : Brief sourcing fourni
• Exécution Partner in Task :
  • préparation de la fiche mission, diffusion, recherche active
  • tri des candidatures & demandes de compléments
  • constitution d’une shortlist, organisation des entretiens
  • support à la contractualisation

3) Publication réseaux sociaux (récurrent, 3h par semaine)

• Référent mission : Community manager
• Cadrage : calendrier éditorial et contenus fournis
• Exécution Partner in Task :
  • veille & sourcing de sujets complémentaires
  • mise en forme/adaptation par plateforme
  • programmation & publication
  • réponse aux questions dans les commentaires via banque de réponses, escalade des cas sensibles

4) Réponses aux appels d'offres (ponctuel)

• Référent : Account manager
• Cadrage : Dossier d’appel d’offres + templates de l’agence.
• Exécution Partner in Task :
  • constitution & mise à jour du pack administratif
  • préparation du template de la proposition commerciale
  • mise en page de la proposition commerciale après rédaction par l’agence

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Collaboration au quotidien

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• Démarrage en petit périmètre : prospection (4 h/sem) pour tester le concept.
• Élargissement progressif : passage à un 2ème lot de prospection (8 h/sem), premières missions de sourcing freelances.
• Montée en puissance : ajout de missions sur les réseaux sociaux et travaux sur les Appels d'Offres. 

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Résultats obtenus

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• Prospection : hausse des rdv qualifiés, taux de complétion CRM porté à 100%, directeur commercial libéré d’environ 10h par semaine pour se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
• Réseaux sociaux : calendrier de publications 100% respecté, taux de réponse commentaire amélioré notamment les commentaires sensibles.
• Sourcing freelances : délais de recrutement freelance plus courts, moins de pression sur les équipes internes.
• Appels d’offres : dossiers déposés de meilleure qualité, l’account manager a pu passer plus de temps sur le fond.